Образцы договоров

Составление договора

Порядок уничтожения документов и последствия их утраты

Уничтожение документов довольно непростая задача. Она тяжела не в плане того, что документы тяжело уничтожить. Всё дело в том, что с ненужными документами можно уничтожить очень важные для конкретного производства. Оказывается, что простой, на первый взгляд, перебор документов (для утилизации ненужных) может обернуться настоящей трагедией для компании. Поэтому для такого кропотливого дела назаначается специальная комиссия по экспертизе документов, но об этом ниже. Эта статья предназначена рассказать вам правила уничтожения ненужных документов и воостановления утерянных, а также про последствия, котрые могут возникнуть при утрате документов.

Как уже говорилось выше, для того чтобы не уничтожить лишние документы обычно назначается специальная комиссия, которая проводит экспертизу имеющихся документов и определяет из них те, чей срок хранения давно истёк и их утрата не имеет особого значения для предприятия. Руководитель компании самостоятельно выбирает компетентных членов комиссии. Члены этой комиссии должны иметь некоторый опыт в переборе документов, а также знать некоторые юридические аспекты относительно срока и способа хранения документов. Члены комиссии тщательно проверяют каждый документ на пригодность. Это довольно кропотливая работа, так как требует большой точности при просмотре. Малейшая ошибка может повлечь за собой уничтожение довольно важного документа.

После окончания проверки документов, комиссия составляет акт, который свидетельствует об уничтожении документов не, которые не могут подлежать дальнейшему хранению. После составления, документ отправляется руководителю, который подписывает акт, при этом подтверждая своё согласие на уничтожение этих документов. После этого документы уничтожаются сотрудниками предприятия или сдаются на макулатуру, или передаются на предприятие по обработке вторичного сырья. После уничтожения документов комиссия должна засвидетельствовать на бумаге сам факт уничтожения. Всё это проводится для того, чтобы в случае потери важных документов, можно было определить, были ли они уничтожены случайным образом во время утилизации просроченных документов.

Если же так случилось, что документы были случайным образом уничтожены, руководителю предприятия следует принять быстрые меры по восстановлению утерянных документов. Это правило придумали налоговые органы, для того, чтобы иметь возможность контролировать действия предприятия и не допускать различных махинаций, связанных с утерей документов. Если же руководитель компании не принимает никаких действий по восстановлению документов, налоговые инспекторы могут присудить ему укрывательство от налогов. Отсутствие мер по принятию решения о восстановлении документов воспринимается как противоправное действие Это уже не игрушки. За нарушение правил хранения документов с вашего предприятия могут взять с вас немаленький штраф. Об этом говорится в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.12.2003 N А33-11262/03-С3-Ф02-4280/03-С1. Также если при проверке ваших документов налоговая организация обнаружит отсутствие документов, определяющих налоговую ответственность, они могут самостоятельно начислить вам дополнительную налоговую сумму, согласно их расчетам. Поэтому при обнаружении потери документов следует обратиться в организации, которые выдавали вам их и попросить копии. В таких случаях время на вас работать не будет.

Для того, чтобы избежать эти негативные последствия, следует соблюдать правила хранения документов, названия которых описаны ниже:
  1. Основные правила работы архивов организаций, одобрен Решением Коллегии Российского архива от 06.02.2002
  2. Приложение N 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобрен Решением Коллегии Российского архива от 06.02.2002
  3. п. 1 Письма Управления МНС РФ по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411
  4. Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.07.2003 N А33-20597/02-СЗн-Ф02-2227/03-С1; Северо-Кавказского округа от 24.05.2005 N Ф08-1523/2005-911А; Центрального округа от 30.05.2005 N А64-1904/04-10